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Gekaufte oder entwickelte Software?

Wann macht welche Art der Software Sinn? Wir haben es für Sie gegenübergestellt. Eine Software ist häufig das Schlüsselelement, um die Arbeit in einem Unternehmen durch Digitalisierung um ein Vielfaches zu erleichtern. Sie kann wiederkehrende oder monotone Aufgaben übernehmen und so eine Leistungssteigerung der Mitarbeiter herbeiführen, da sich diese auf komplexere Aufgaben konzentrieren können.

RIS Web- & Software Development - Welche Arte der Software macht Sinn

Die Frage, die sich hierbei stellt, ist ob diese fertig gekauft werden kann oder eigens für das Unternehmen entwickelt werden sollte.

Die Hauptaufgabe einer Software ist es, Prozesse durch Digitalisierung zu übernehmen. Deswegen ist der Fit zwischen Software und Prozess ausschlaggebend.

Standardisierte Abläufe

Prozesse, welche standardisiert ablaufen oder sich bereits häufig bewährt haben, können meist von bereits bestehender Software übernommen werden, welche genau auf diese Anforderungen abgestimmt ist. Steuerberater beispielsweise arbeiten häufig mit der gemieteten von Datev, da diese exakt auf das Aufgabenfeld der Buchhaltung passt.

Umstellung einer Software

Oftmals stimmen Software und Prozesse jedoch nicht zu 100% überein. Die Benutzung von Standardsoftware bringt dann eine Umstellung der Nutzer bei den Abläufen mit sich. Die Umstellung ist für die meisten Menschen eher unangenehm und wird zu Beginn oft abgelehnt. Diese Ablehnung sollte bei einer  Softwareumstellung zeitlich mit eingeplant werden und führt aber nach erfolgreicher Installation trotzdem zu einer Leistungssteigerung.

Individualisierte Softwareentwicklung

Spezielle Abläufe in einem Unternehmen, welche keinesfalls geändert werden dürfen, benötigen meist individuelles Werkzeug um den Unternehmensprozess beizubehalten und zu digitalisieren. Dieser Fall tritt auch dann häufig ein, wenn mehrere Projektbeteiligte aus unterschiedlichen Fachbereichen zusammenarbeiten, da die Abläufe dann meist so miteinander verbunden sind, dass es spezielle Lösungswege zur Digitalisierung benötigt.  Bei solchen Bedingungen ist das Entwickeln einer eigenen Software für das Unternehmen die sinnvollste Variante. Große Unternehmen, wie Audi beispielsweise arbeiten größtenteils mit individuell entwickelten Softwares, da dort oft viele Mitarbeiter an einem großen Projekt beteiligt sind, welche alle Zugriff auf die gleichen Tools benötigen. Hinzu kommt, dass die Abläufe dort speziell für das Unternehmen entwickelt worden sind und somit keine fertigen Standardsoftwares über genau die Prozesse existieren.

Lizenz Modelle einer standardisierten Software 

Bei der Frage um Urheberrecht oder Eigentum einer Software gibt es oftmals Missverständnisse beim Kauf von Lizenzen. Generell kann nur ein Nutzungsrecht erworben werden. Lizenzen berechtigen bei kommerzieller Software nur zur Nutzung im Rahmen der im Urheberrecht festgelegten Bedingungen. Bei individuell entwickelter Software, bleibt das Urheberrecht auch bei dem Entwickler, der Kunde bekommt jedoch das exklusive Nutzungsrecht, welches nur diesen dazu berechtigt die Software zu nutzen.

Die Tendenz bei dem Erwerb von Standardsoftware entwickelt sich derzeit immer mehr zu Abo-Modellen, anstatt zu Softwareversionen, die nur einmal bezahlt werden.

Kostenaufwendungen

Eine individuell entwickelte Software ist steuerlich aktiv, das bedeutet für das Unternehmen, dass die Kosten auf der Aktiv Seite der Bilanz stehen. Kurz gefasst kann dadurch also keine sofortige Gewinnminderung erfolgen.

Bezüglich der Kosten ergeben sich bei den beiden Softwareformen signifikante Unterschiede. Während eine standardisierte Software oftmals nur durch die Zahlung der Lizenz bzw. aktuell öfters durch die monatlichen Zahlungen des Abos ins Budget greift, so ist dieser Aufwand bei einer Softwareentwicklung natürlich zu Beginn um einiges höher.

Die standardisierte Software ist zwar erstmal kostengünstiger, kann jedoch auch schnell zur Kostenfalle werden, indem oftmals unterschiedliche Freischaltungen notwendig werden. Beispielsweise muss die Lizenz für jeden Arbeiter einzeln freigeschalten werden oder eine Unterscheidung zwischen „free“ und „premium“ Versionen ist gegeben, welche dann zusätzlich aktiviert werden muss, um alle Features nutzen zu können.

Die Softwareentwicklung setzt eine professionelle Betreuung und erfahrene Softwareentwickler voraus. Das Verfahren ist dementsprechend initial kostspieliger, verursacht jedoch keine weiteren laufenden Kosten, egal wie oft sie genutzt wird. Dies ist insbesondere für Unternehmen mit einer Vielzahl an Mitarbeitern interessant.

RIS Web- & Software Development - Softwareentwicklung 2

Der laufende Betrieb

Wie jede kommerzielle Anwendung erzeugt auch eine Software Aufwände nur durch den Betrieb. Sie muss eingerichtet, abgesichert, überwacht und geupdatet werden. Zusätzlich besteht bei einer Software die Gefahr als Zielscheibe für Hackerangriffe genutzt zu werden. Das setzt ein andauerndes Sicherheitskonzept  sowie die kontinuierliche Aktualisierung voraus. Datensicherung und Datenschutz müssen zu jedem Zeitpunkt gewährleistet und nur für berechtigte Personen zugänglich sein.

Was während des Betriebs auch noch dazu kommt, ist in der heutigen Zeit der schnelle Wandel der Geschäftswelt. Auf Veränderungen muss schnellstmöglich reagiert werden, d.h. eine gewisse Wandelbarkeit sollte vorhanden sein. Bei individuell zugeschnittenen Lösungen ist dies meist unkompliziert, bei gekaufter Software hingegen ist das nur selten oder gar nicht möglich.

Vendor Lock-in

Gekaufte Software kann eine sehr große Gefahr mit sich ziehen, den sogenannten Vendor Lock-in. Das beschreibt den Fakt, dass eine Software nicht ohne Komplikationen durch eine alternative Lösung einfach ersetzt werden kann. Dies wiederum führt dann zu einer faktischen Abhängigkeit vom Anbieter, obwohl dieser vielleicht Nachteile aufzeigt. Insbesondere Cloud-basierte Software bringt diese Gefahr mit sich, da hierbei Anwendung sowie Daten bei einem Externen Anbieter liegen.

Individuelle Software schützt vor diesem Zustand. Der Auftraggeber hat hier meist sowohl Zugriff aus alle Daten, ebenso auch auf den Quellcode, sodass alle Investitionen nachhaltig gesichert sind.

Konkrete Entscheidungsfindung

Anforderungen an die Software

Zunächst muss ermittelt werden, was die Software letztendlich leisten muss. Dabei  sollte eine Priorisierung der Funktionen stattfinden.

  • Must-have (unbedingt erforderlich)
  • Should-have (im Idealfall)
  • Could-have (kann bei genug Budget umgesetzt werden)

Diese Priorisierung sollte im Idealfall durch die Personen vorgenommen werden, welche maßgeblich mit der Software arbeiten.

Nutzwert-Analyse

Bei der Nutzwertanalyse werden alle Kriterien gesammelt und bewertet. Für jede mögliche Lösung wird dann durch die Summe der Bewertungen der Erfüllungsgrad festgelegt. Die Gesamtpunktzahl der verschiedenen Lösungen zeigt, was der optimale Weg wäre.

Make-or-Buy-Entscheidung

Bei der Make-or-Buy Entscheidung wird durch Berücksichtigung von Kosten, Zeit, Qualität, Ressourcenverfügbarkeit und Risiken ermittelt, ob eine Software im eigenen Haus oder extern entwickelt werden soll.

Fazit

Abschließend lässt sich sagen, dass eine Entscheidung über eine Software von vielen Punkten abhängig ist und gut durchdacht werden muss. Die Entscheidung sollte nicht kurzfristig getroffen und mit Experten durchgesprochen werden .

Sie sind sich noch nicht sicher, was für Ihr Unternehmen das Beste ist? Wir beraten Sie gerne und helfen bei der Umsetzung. Kontaktieren Sie uns einfach. Wir finden mit Ihnen die beste Lösung.